Si no la reclamas, no la obtendrás.
Constructores de credibilidad para documentalistas de empresa
Estelle Metayer  (1)

La semana pasada asistí a una conferencia en Estados Unidos en la que varios documentalistas y bibliotecarios corporativos compartían su frustración por ser excluidos de las decisiones o proyectos más importantes de las empresas. Sin embargo, cuando miro a mi alrededor, me doy cuenta de que algunos de estos, tras realizar un gran esfuerzo, parece que consiguen con éxito participar en las decisiones importantes de la empresa. Por ello, decidí resumir las prácticas que han ayudado a esos documentalistas a participar en la toma de decisiones de su empresa. Por el bien de este artículo y para poder narrar mejor el argumento he creado un personaje ficticio que será la persona responsable de adoptar decisiones y se llamará Bob. Éstos son los  mejores constructores de credibilidad que he examinado durante los últimos diez años.

• Entregue más de lo que se le pide
  
• Comprenda que el tiempo es esencial
  
• Añada valor a su trabajo
  
• Establezca contactos
  
• Redúzcalo: Hágalo más breve
  
• Conozca a su cliente
  
• Establezca un buen entendimiento

Entregue más de lo que se le pide

Si se limita a proporcionar la información que se le pide, sin duda alguna, fracasará a la hora de convertir su papel desde el de un investigador en el de un asesor.

Aquí tiene un par de ejemplos de sobre-entrega:

• Bob le pide información sobre la Empresa X, con la cual está pensando en crear una alianza. Usted no sólo le proporciona el perfil de la empresa, sino que le indica también anteriores socios de alianza de esta organización para que les pueda preguntar por qué dejaron de trabajar con la Empresa X.
• Bob necesita presentarle un análisis a su comité de gestión. En vez de presentarle solamente el análisis escrito, le prepara el borrador de una presentación en PowerPoint. Le ahorrará tiempo y se lo agradecerá.

Comprenda que el tiempo es esencial

La puntualidad no sólo consiste en entregar su producto final a tiempo. De hecho ¿ha pensado en entregar sistemáticamente el informe antes del plazo fijado? La puntualidad también implica mantener a su cliente informado del progreso de su búsqueda o análisis:

• Divida el tiempo del que dispone de forma que alcance la fecha de entrega en tres períodos e informe de las conclusiones, según vayan apareciendo, al final de cada período.
• Planee un encuentro, cuando le falte la mitad del tiempo para alcanzar el plazo de entrega, y ponga en común lo que ha encontrado. Puede que a Bob le parezca que ya tiene suficiente información y que usted se acabe de ahorrar la mitad del trabajo.

Esto puede resultar un reto y le exigirá que en cualquier momento tenga en su cabeza  la respuesta parcial a la pregunta que le han hecho (N.T.: el famoso test del ascensor o "elevator test" para resumir su idea con el mínimo de palabras y el máximo impacto).

Añada valor a su trabajo

Los o las documentalistas que han triunfado han adoptado una sencilla regla: nunca JAMÁS se envía un documento o información sin añadir una nota sobre lo que éste significa  para Bob y por qué este es importante. Si está reenviando un comunicado de prensa, la copia de un artículo o la última investigación de mercado de la que se dispone, asegúrese siempre de que añade su “firma”. Éstos son algunos ejemplos de cómo hacerlo de manera simple:

• Deje una nota tipo "post-it" escrita a mano en la parte superior de un artículo, en la que destaque los tres puntos clave.
• Nombre con notas tipo "post-it" las cuatro páginas clave de un documento de 150 páginas.
• Acostúmbrese a añadir, al final de cada e-mail que envíe con un adjunto, dos notas: lo que es importante recordar y por qué cree que es relevante.
• Realice un resumen y comentarios de cada presentación de PowerPoint.
• Hable durante 30 segundos sobre lo más importante del informe que está repartiendo.

Establezca contactos

Reunir más y más páginas de información y sobrecargar a Bob con ellas, pocas veces es una estrategia útil. En lugar de ello, puede contemplar la posibilidad de poner a su “cliente” directamente en contacto con el sector o con los expertos en el asunto. A continuación tiene algunos ejemplos para llevar esto a cabo:

• Un debate múltiple telefónico de 45 minutos con 3 ó 4 interlocutores.
• Una vez al año, la organización de una mesa redonda que dure medio día en torno a algún tema candente.
• Un almuerzo con 8 ó 10 asistentes dentro de una conferencia importante o de una feria de muestras.

Todo ello es sencillo de organizar y así podrá satisfacer dos objetivos: en primer lugar, tratar el tema y hacer que Bob interactúe con quienes más saben del asunto. En segundo lugar, contribuirá a que Bob sea el centro de atención y por lo tanto, le hará sentirse un campeón. No tema por el hecho de que todo esto pueda disminuir la percepción que Bob tiene de sus conocimientos. A menudo he podido observar que no hay nada más efectivo para la imagen de uno que presentar a las personas adecuadas.

Redúzcalo: Hágalo más breve

Cuando se les pregunta a las personas responsables de adoptar decisiones qué es lo que cambiarían para mejorar la información que reciben, el 80 por ciento de ellos dice que la “reducirían”. Así es que, redúzcalo:

• Una vez haya realizado su análisis, redúzcalo a la mitad.
• Si imprime 10 páginas de información sobre una investigación que se le solicitó, reenvíe sólo cinco de ellas.
• Si tiene una página en PowerPoint, borre la mitad de las palabras de la página.

Conozca a su cliente

El hecho de conocer el estilo preferido de su cliente, en este caso Bob, podría ser la clave de su éxito.

• Fíjese en Bob: ¿vuelve a casa en tren por la tarde? Imprima los documentos clave y déjeselos antes de que se vaya, pues de ese modo, tendrá algo de “realimentación” por la mañana. ¿Pasa mucho tiempo con su ordenador portátil? Grábele un CD con los documentos clave que él pueda necesitar.
• Hay diversos test disponibles para poder conocer bien el perfil psicológico de la gente. Yo he aplicado el test de Myers-Briggs (bájese el test online take the online test) y ha resultado ser un gran éxito. La presentación en PowerPoint  que adjuntamos le dará más detalles sobre los tipos psicológicos. Esta comprensión del estilo preferido le permite saber cuándo se requiren detalles más que simplemente una visión general y cuándo se debe desafiar a Bob con propuestas o dejarle que llegue a sus propias conclusiones.

Establezca un buen entendimiento

Ésta es una técnica empleada a menudo por comerciales, cuando quieren conseguir que un potencial cliente confíe en ellos. Esto no significa que vaya a tener que pasar sus tardes en partidos de béisbol, pero sí que deberá prestar atención a algunos detalles:

• Fíjese en la oficina de Bob. ¿Tiene fotografías de sus hijos, de su familia o de su última excursión a pescar? Capte los aspectos que tienen en común e introdúzcalos en la conversación.
• Preste atención al estado de ánimo de Bob. ¿Está estresado porque le han robado el coche? Obtenga información sobre el sistema Boomerang más innovador de recuperación de vehículos robados. Tan sólo le llevará unos segundos y es una buena forma de demostrarle su preocupación (para más información haga clic en Boomerang).
• Finalmente, cuando tenga el encuentro que esperaba, tómese el tiempo para conocerle antes de meterse de lleno en el tema. 

Conclusión

La credibilidad es una mezcla de habilidades blandas y duras, y se obtiene a base de trabajo duro. Es difícil perder, así es que el esfuerzo merece la pena. Puede que algunas de las técnicas que se presentan a continuación le parezcan poco naturales, pero con la práctica serán como su segunda naturaleza.

• How to get senior management buy-in
• Building credibility by paraphrasing
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y para los documentalistas y bibliotecarios que no se toman demasiado en serio a ellos mismos (para que se tomen un poquito en serio) Warrior Librarian Weekly