¿Cómo hacer notar su Unidad de Inteligencia Competitiva?

Por Ian Smith (1)

Como profesional de la Inteligencia Competitiva en una pequeña o mediana empresa,  su rol puede ser fácilmente ignorado por otros. Es muy frecuente, que Usted y su grupo de trabajo pertenezcan a la unidad encargada de la  función de investigar el  mercado y en muchas ocasiones son llamados en el ultimo momento para proveer información al gerente senior. Además, constantemente los recién llegados a su empresa le preguntan por el rol que Usted y su unidad desempeñan, dichos recién llegados suelen no tener el tiempo para comprender los beneficios de una unidad de Inteligencia Competitiva en la empresa. 

Para explicar el papel de sus funciones y como su unidad puede dar valor añadido a la compañía, usted debe hacer notar a su unidad, tanto a su gerente como a los otros empleados de la compañía. 

Este articulo le presenta nueve caminos eficientes y eficaces para colocar su unidad de Inteligencia Competitiva dentro del mapa de su compañía. A continuación se exponen una serie de sugerencias que le permiten a sus colegas conocer la importancia de las contribuciones que puede tener una Unidad de Inteliegencia Competitiva en el éxito de la compañía.

• Análisis,análisis,análisis
• Comunicación
• Sea puntual
• Vaya más allá de sus responsabilidades
• Pregunte para retroalimentar
• Dele una identidad a sus productos finales
• Sea abierto
• Este dispuesto a ayudar
• Aclare su role

Lo mejor de estas sugerencias es que no requieren de una inversión económica; sin embargo, se requiere de una gran cantidad de  tiempo  para preparar y ejecutar este plan.

Análisis, análisis, análisis

Para romper con la costumbre de los individuos de la empresa de ver a la unidad de Inteligencia Competitiva únicamente como un proveedor de información, brinde algunos análisis siempre que pueda. Usted debería dar un valor añadido a los  datos en bruto que han sido recolectados.  Cuando Usted se haya familiarizado con las  principales técnicas de análisis utilizadas por los analistas de las grandes compañías  o cuando se haga un conjunto de preguntas, Usted debería estar en capacidad de contestar la fatídica  pregunta entonces, ¿qué? . Como resultado, Usted será capaz de ofrecer los factores y aspectos esenciales necesarios para la toma de decisiones dentro de su compañía.

Comunicación

Cómo puede hacer notar su unidad sobre las otras dentro de la empresa, si Usted no cuenta con las herramientas necesarias para comunicarse?  Para que se tome en cuenta el trabajo de su unidad, permita que el personal de al empresa lo conozca mediante un correo electrónico (e-mail), la Intranet, o por una newsletter interna.

• Si Usted elige un correo electrónico, no fanfarronee acerca de su trabajo. Sea concreto e indique al personal que puede encontrar un reporte más completo e incluso personalizado en algún lugar en el web o en la Intranet de la compañía. 
• Si Usted elige usar una Intranet, comunique a la persona en qué lugar pueden encontrar generalmente los documentos. Cree un sistema de carpetas estructurado para facilitar esta labor.
• Si Usted elige una newsletter, asegúrese que sea entregada constantemente y habitualmente a la misma hora. Por ejemplo: todos los lunes a las 10 a.m. Si usted distribuye la newsletter siempre con esta misma rutina, sus lectores asociarán los lunes en la mañana con la publicación de su unidad. La newsletter será la entrada al personal de la empresa para obtener información  y análisis de la misma.  (Esto es trabajado por Bret Breeding, Gerente Corporativo de la  Unidad de Inteligencia Competitiva, en su newsletter  "CI News to Go". La newsletter ha dado a Breeding credibilidad en cada asunto que es leído semanalmente.)

Sea puntual

Con el conjunto de deberes que les son asignados frecuentemente, es necesario que sea puntual en su entrega . Puntual en términos de cumplir con los contenidos de los reportes que se ofrecen, ya que dichos contenidos son esperados por quienes son externos a su unidad y  de alguna manera el trabajo de ellos depende de los productos que Usted puede ofrecerles. Si la unidad no es capaz de producir aquello que se le encarga, entonces los usuarios pueden no tener  confianza en las capacidades de la unidad para desempeñar su trabajo.

Vaya más allá de sus responsabilidades 

Las responsabilidades de su unidad no terminan cuando el cliente ha recibido el documento. Siempre hay un poco de información adicional y de análisis que puede añadirse días o semanas después de que se ha terminado el producto. Tenga certeza de que su cliente recibirá su informacion y estará seguro de poder obtener de la Unidad las respuestas a todas las preguntas que a ellos les surjan.  Usted debiese estar  disponible cuando ellos le necesiten.

Pregunte para retroalimentar

Un camino efectivo para hacer notar a su unidad es preguntando a los clientes por el desempeño de las funciones de la unidad. Indagando a los clientes se puede retroalimentar su trabajo, usted tendrá una excelente  oportunidad para hablar  con sus usuarios por teléfono o en entrevistas personales  para discutir qué  es necesario que la unidad este en capacidad de entregar. Idealmente, este es el momento para ofrecer a sus compañeros un paquete de servicios que la unidad este en capacidad de realizar. Este seguro de que tiene un ejemplo de trabajo de lo que su unidad ha hecho en el pasado. 

Dele una identidad a sus productos finales 

Sin importar que sus productos finales estén en soporte electrónico o no, asegúrese de que sus lectores asocien ese documento como un producto realizado por sui unidad. Esto puede ser muy simple coloque esta frase: "Realizado por  ______ Unidad de Inteligencia Competitiva" en el encabezado o en el pie de pagina de sus documentos o incluya al final del reporte la información de contacto de su unidad, complétela con direcciones de correo y teléfonos. 

Sea abierto

Trate de no obstaculizar cualquier requerimiento de información o de análisis, sea abierto para aceptar cualquier responsabilidad. Es probable que usted sea consiente que ese requerimiento es bastante diferente a lo que usualmente ustedes trabajen, pero mencione que usted cree que puede obtener los recursos para llevar a cabo la tarea asignada. Si tiene dificultades al desarrollar ese requerimiento, no dude en preguntarle a su cliente, hágale saber que Usted esta dispuesto a sacar la tarea adelante, pero que requiere de más información para encontrar realmente lo que se está buscando.  

Este dispuesto a ayudar

No todo el mundo es su empresa tiene que ser un experto en buscar información en Internet. Es un gesto de profesionalismo,  que Usted considere en ayudar a sus  usuarios en el refinamiento de las búsquedas o capacitarlo en el uso de las bases de datos para recuperar la información. Siendo optimistas, ellos podrán tomar nota sobre las habilidades de la unidad de Inteligencia Competitiva para encontrar información en la Web - especialmente cuando ellos ven que la información es imposible de encontrar. Usted puede crear una guía de consejos mediante el  newsletter de la compañía  y estar dispuesto a responder las preguntas que se le hagan personalmente o telefónicamente

Aclare su role

Para evitar que surjan confusiones sobre el papel de su unidad en la compañía, defina y puntualice claramente en cuáles son las funciones de la unidad de Inteligencia Competitiva.  Esto puede hacerse a nivel interno y externo.

A nivel externo :

• Solicítele al gerente que le permita presentar a su unidad, exponiendo las responsabilidades asignadas y cuáles habilidades son usadas. 
• Tenga un reporte "Estado de la  Inteligencia Competitiva" en el que se detallen las responsabilidades que le han sido asignadas y las herramientas y recursos utilizados para responder a estos requerimientos. 

A nivel interno :

• Mencione sutilmente consejos a sus colegas sobre qué se hace y qué no se hace en Inteligencia Competitiva. Estos comentarios pueden hacerse con un poco de humor. 

Conclusión:

Siempre es difícil hacerse notar cuando se es un pequeño pez en una pequeña charca. Para que sus compañeros conozcan de la existencia de la unidad y de la contribución de esta a la compañía, su unidad debe definir y presentar sus esfuerzos y hablar de ellos regularmente. Para complementar esto, su unidad debe seleccionar  y poner en practica algunas de las sugerencias aquí presentadas o establecer una mini campaña de promoción de las habilidades y de las funciones de una Unidad de Inteligencia Competitiva en las pequeñas y medianas empresas.

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• Estrataegias en Inteligencia Competitiva: Lecciones desde las trincheras por John E. Prescott
• Administrando fronteras en Inteligencia Competitiva  por Craig S. Fleisher (Editor), David L. Blenkhorn (Editor)

• Midiendo la efectividad de la Inteligencia Competitiva: Evaluando  y  comunicando los valores de la Inteligencia Competitiva en su organización  por Jan P. Herring
  

Ian Smith licenciado en marketing por la Universidad de Concordia en Montreal, Canadá. Al tiempo que trabaja en la industria canadiense, Ian ha contribuido al desarrollo de un nuevo plan de promoción de productos de información de la  Service Industries Capital Projects branch. Interesado en el comercio electrónico , Ian constantemente está buscando nuevos e innovativos caminos para hacer negocios en Internet. Ian es nuestro Gerente de Marketing. Ian puede ser contactado en ian@competia.com

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