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Recogiendo datos para su unidad de Inteligencia Competitiva, I.C. 
por David McAmis (1)

(1) Traducido del original inglés por Jenny Marcela Sanchez, Triz XXI

Artículos de:
www.competia.com
Número 18 - Junio 2001

Cuando los negocios crecen, también lo hace la cantidad de información que los mismos almacenan. Los datos de localización de los clientes, los datos de contabilidad, la información de producto, datos de los recursos humanos, todos ellos contribuyen a la masa de información que las empresas recogen. Las herramientas y tecnologías que se usan para indagar sobre estos datos y los transforman en información útil se consideran generalmente como herramientas de inteligencia del negocio o de "Business Intelligence". Tradicionalmente, el resultado de estas herramientas de inteligencia del negocio se plasmaba en forma  de informes impresos en papel.

La mayoría de las compañías quiere repartir la misma información en formato electrónico de manera dinámica, de tal forma, que pueda posteriormente manejarse según las necesidades individuales de cada uno.  Es aquí, donde la intranet corporativa proporciona el mecanismo perfecto de reparto para este tipo de solución de inteligencia de negocio. Primero y principal, proporciona una alternativa de bajo coste frente a la compra e instalación de software cliente en cada PC de su organización. En segundo lugar, permite mantener un método de distribución de informes que usted puede desear compartir con sus vendedores, clientes u otros socios y colaboradores relevantes del negocio fuera de su organización, a través de un sitio de "extranet" o Internet.

Este artículo le indicará, a través de los pasos necesarios que se requieren, a establecer un sistema de entrega de datos a su equipo de IC por medio de un portal para ser empleados con el propósito de obtener inteligencia competitiva.

En él se discutirán las siguientes cinco fases básicas existentes detrás del desarrollo de un portal para sus necesidades de inteligencia competitiva:


Definiendo el Concepto - ¿Qué hará el portal para usted?

Antes de que usted realmente pueda sentarse delante de un ordenador y crear un informe, una consulta, o una pagina web, etc., usted debe tener primero una idea de lo que usted quiere como resultado final. La informacion para ello comienza con los usuarios del portal, será necesario, que Usted realice entrevistas a dichos usuarios para determinar exactamente qué tipo de información necesitan y cómo desean verla.  Las herramientas comerciales de inteligencia del negocio o de "business intelligence", ofrecen diferentes estructuras que pueden emplearse para entregar la información, incluyendo:
  • Informes - Los tradicionales informes en papel pueden ser distribuidos en línea, con características como parámetros, drill-down, selección de registros, etc. Normalmente no proporcionan una gran flexibilidad en términos de diseño o estructura.
  • Consultas - Preguntas o consultas pre-definidas o ad-hoc pueden proporcionar al usuario un método de interrogar su base de datos y ver los resultados. Las consultas o "queries" son una opción buena para usuarios que quieren ver esta información rápidamente  pero no se preocupan particularmente sobre cómo es la presentación del resultado.
  • OLAP "cubes" - El proceso analítico en línea (OLAP) "cubes" son estructuras de datos multi-dimensionales y proporcionan una visión  estructurada y resumida de la información almacenda dentro de una base de datos. Tradicionalmente es usado por gerentes (al  mostrarse una información más agregada de la base de datos que la obtenida por informes o consultas). Los cubos OLAP son presentados habitualmente mediante un interfaz dinámico de usuario, que permite ejecutar al usuario una hoja electrónica y cambiar dimensiones, agregar filtros, etc.
  • Scorecards- Scorecards son una colección de variables o pepitas, "nuggets", de información que miden la actuación de una compañía a través de Indicadores Clave de Rendimiento (o KPI). Estas variables pueden ser en forma de consultas, informes, diales, gráficos, etc., y generalmente son diseñados para dar una "rapida mirada" al estado de un Indicador Clave en particular.
Una vez usted ha evaluado las necesidades de los usuarios y determinado qué tipo de análisis requieren, puede seleccionar uno de los métodos de distribución expuestos  y puede empezar a diseñar el objeto.

La manera más fácil de desarrollar y comunicar este concepto es crear un prototipo o simulación del informe, consulta, resultado,   etc. que se desea crear y las páginas web o aplicación que distribuirá esta información. Usted puede usar un procesador de textos, una hoja de cálculo, o el método antiquísimo del lápiz y papel, pero usted debe intentar hacer el prototipo de estos objetos y páginas tan completo como le sea posible. Esto lo ayudará después cuando usted este intentando determinar si el objeto que quiere crear es factible.

Origen de los datos - ¿Dónde esta su información?

Con un prototipo establecido, el siguiente paso es determinar dónde residen realmente los datos para su solución. ¿Se almacenan en una base de datos, en un archivo de rastreo, o en archivos jerárquicos? Después de que usted ha determinado la localización general, necesita encontrar la bases de datos y el administrador del sistema responsable de la base de datos concreta o del sistema.

El administrador de la base de datos o del sistema debe poder decirle exactamente donde se localizan los datos, con base en la estructura de la base de datos o el esquema del archivo. Una situación corriente, a la que muy probablemnte se enfrentará,  es que los datos que usted desea incluir en sus informes o las consultas que desea realizar, no existan todavía . Por ejemplo, su sistema de contabilidad no tiene la capacidad para seguir presupuestos, por consiguiente, intentar producir un informe que contraste ventas reales contra el presupuesto puede ser un problema.

Usted también debe reservar un espacio para cualquier campo o información que necesite ser calculado y determinar si esos cálculos debe hacerlos en el nivel de la base de datos o dentro de su objeto. La mayoría de las herramientas de Inteligencia Competitiva incluyen su propia sintaxis de las fórmulas y funciones, pero usted puede querer que ese proceso lo realice la base de datos.
 

Creando el diseño - ¿Cuál será la apariencia del portal?

Después de crear un prototipo, determinar la fuente de sus datos y seleccionar el conjunto de herramientas correcto, el siguiente paso es diseñar los objetos que constituirán una parte de su sistema de Inteligencia Competitiva. A estas alturas, probablemente usted está preguntándose si ¿es aquí dónde usted consigue usar las herramientas de diseño? La respuesta es no. El mejor diseño de un informe, consulta o cubo es aquel que primero se completa en papel y luego se recrea usando la herramienta que se escoja.

Durante la fase de diseño del portal, usted quiere revisar sus prototipos con base en lo que sabe ahora sobre la base de datos, indicará adecuadamente cuáles de los campos de sus informes o consultas deben venir de la base de datos y cuáles van a ser calculados y qué fórmulas serán usadas en esos cálculos.

También es en este momento, cuando usted querrá empezar por el diseño del web o de la aplicación en si misma, partiendo de su conocimiento sobre las herramientas de diseño. Es importante resaltar que en esta parte del proceso no se involucra ningún desarrollo real con las herramientas, tan solo se está creando en este punto el diseño del sitio web. Frecuentemente, esta fase involucrará la creación de "story-boards" y diagramas para indicar el aspecto y percepción del portal y el flujo de distribución de la información o cómo será la navegación para obtener respuestas a las preguntas planteadas.

Armado con los requisitos del usuario y el diseño que usted ha creado, su equipo de desarrollo no debería tener ningún problema para crear el portal que usted requiere.

Elija la herramienta de I. C. correcta - ¿Cuál es la herramienta adecuada?

En el mercado hay diversidad de herramientas que apoyan la labor de inteligencia competitiva y pueden ayudarle a crear una solución de inteligencia competitiva basado en la web. Cada uno de los vendedores en este ámbito tiene su propia solución web a medida, tanto si es su portal propio o una aplicación de web, todos ellos reconocen la necesidad para una distribución basada en la web.

Al evaluar herramientas de Inteligencia Competitiva, usted debe considerar las siguientes preguntas:

  • ¿La herramienta puede entregar la información que nosotros requerimos?
  • ¿La herramienta trabaja adecuada e integradamente con la web?
Para contestar estas preguntas y discutir sus preocupaciones, hable con otras compañías o desarrolladores que hayan creado una solución utilizando estas herramientas y beneficiese de su experiencia y pericia. Vaya fuera de los sitios de referencia proporcionados por el vendedor e intente encontrar a un desarrollador que desee facilitarle información sobre que características funcionan, que cosas no fue posible implementar, etc..

Desarrollando y evaluando el diseño - ¿Cómo evaluarlo?

Completado el diseño en papel, es tiempo para empezar a trabajar con las herramientas de diseño y empezar la creación del portal. Después de que usted ha realizado el trabajo de base, el proceso actual de diseño de los objetos y del portal debería ser rápido y simple.

Una vez los diseñadores han creado una versión beta de su solución, usted necesitará probar el web y validar la funcionalidad de los objetos con respecto al diseño original para la respectiva  aceptacióny escalabilidad (incorporación de mejoras). Tome nota de cualquier aspecto sobre rendimiento y valide sus objetos, páginas o diseño de la aplicación para ver si puede realizar mejoras del rendimiento. Si usted ha creado objetos que permiten que el usuario indique un rango de fechas, compruebe que no es posible utilizar fechas en un formato incorrecto o fechas no válidas. Usted necesita estar preparado para afrontar cualquier situación que un usuario pueda encontrar.
 

Desplegando y haciendo operativo el informe - ¿Cómo se usará?

Como paso final en el proceso, usted necesita considerar cómo su solución va a desplegar la información y cómo se usará. Dada la riqueza de información proporcionada y su utilidad, hágase estas preguntas:
  • ¿Querrán los usuarios exportar la información contenida para un tratamiento posterior?
  • ¿Cómo traslada el diseño de la información cuándo usted exporta hacia a Microsoft Excel o Word? Intente exportar la información Vd. mismo y con base en los resultados de la exportación determine si es necesario revisar el diseño de sus informes
  • ¿Podrán los usuarios modificar los objetos que usted ha creado? ¿Son sus fórmulas y nombres, y convenciones de código fáciles de seguir? De nuevo, recuerde usted puede necesitar modificar su diseño con base en estas respuestas.
Alguien dijo una vez que "un proyecto no termina hasta que el usuario esta contento, y ellos nunca están contentos." Aunque suen algo pesimista, hay algo de verdad en  ese refrán. Mientras usted puede pensar que ha cubierto todas las necesidades del usuario, pueden existir aspectos que usted no haya anticipado. Use esta fase como una oportunidad para escuchar los comentarios de sus usuarios y planifique incluir rasgos adicionales o funcionalidades que ellos requieran. Finalmente, con su solución en producción, usted necesitará supervisar el portal o la aplicación para asegurarse que realiza lo que usted esperaba y que la información representada es pertinente todavía.

Conclusión

Muchas organizaciones piensan que  el proceso de crear una solución de inteligencia competitiva se detiene con la entrega de la información al usuario. Al contrario, el proceso de diseño debe ser continuado a lo largo del ciclo de vida de la solución y usted debe analizar continuamente las maneras de reforzar la información presentada y agregar valor adicional a los datos.

Siguiendo los pasos perfilados en este artículo y estando enfocados en entregar a sus usuarios la información que requieren, usted puede crear un portal que puede agregar valor real ya que ayuda a sus usuarios a tomar cada dia decisiones con base en una mejor información.
 

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