Usted puede guiar un caballo al agua...
Superación del choque Cultural de Intranet

Por Paul Chin , Experto en Tecnologías de la Información, Competia (1)

Llega a mi mente el recuerdo de un documental producido por la  Discovery Channel acerca de un periodista Estadounidense que viaja a pueblo alejado ubicado en el  Himalaya profundo. Esa simpática comunidad en la montaña estaba excluida de todas las comodidades del mundo moderno.  Cuando de repente vieron al extranjero aproximarse a sus casas, se acercaron alrededor de él con curiosidad y asombro. Se  maravillaron con el color claro de su piel, de su pelo rubio brillante, y de su vello en sus antebrazos.  Los niños, al igual que los adultos, rieron nerviosos como si él fuese  un dibujo animado de un yak de los estudios de la Warner Brother.

Cuando usted se acostumbra a cierta forma de ver el mundo, es posible que sea difícil cambiar cuando un elemento extraño o externo es introducido.  Pero, como la mayoría de las cosas, después de un periodo de ajuste el nuevo elemento ya no resulta tan extraño e incluso empieza a hacer parte de su mundo. 

En mis años de trabajo en el mundo de las Tecnologías de la Información, he tenido la oportunidad de estudiar varias reacciones ante la introducción de una Intranet dentro de una organización: como los directivos han tenido que acostumbrarse después de haber trabajado unicámente con documentos en papel; Cómo ha sido la reacción de las secretarias cuando Usted les explica que de ahora en adelante todo los documentos que se almacenaban en sus archivadores viejos y oxidados, ahora estarán disponibles mediante un click con el ratón? Algunos eran reacios, otros pesimistas, y otros incrédulos. Sin embargo, después de un periodo de tiempo,  vieron llegar las ventajas de una intranet. Pero, cómo lograr llegar a este punto? 

De la misma manera que un periodista de la National Geographic se entrega para reportar el comportamiento de las tribus africanas, me he integrado en varias tribus corporativas en una especie de estudio sociológico sobre los efectos del uso de una Intranet en la cultura corporativa. Aquí algunos de mis hallazgos:

La mayoría de las compañías, de regular tamaño, ya cuentan con una intranet en el día a día de su negocio. Eso es una asunto diferente. Esas intranets han sido utilizadas como herramientas de comunicación y colaboración pero si no hay una comunidad de usuarios, estaríamos hablando de su caso. Este es un aspecto que con frecuencia se pasa por alto. Por qué?

Desafortunadamente, muchos asocian la intranet a la tecnología. Si es cierto,  la tecnología es necesaria para la solución, pero no debe confundirse como la solución por si misma. Usted puede tener la intranet más innovadora, más avanzada tecnológicamente en la industria, pero  si es una tierra del desierto en la que solo se usa para almacenar como una tumba los sonidos de su organización, puede Usted llamarle, a esto, un éxito? El contenido que hay en la Intranet es tan importante como el sitio donde se almacena entonces recuerde que  el éxito de una intranet se mide por la aplicación dentro de su contexto y no por  el tipo de tecnología utilizado para construirla. Si la gente no acepta la nueva herramienta, no importa como se intente asumir el tema, es como no aceptar que hay una ballena anclada a la orilla del mar. 

Similar a los avances durante la evolución de la automatización de las labores de oficina, como el reemplazo de las máquinas de escribir con los procesadores de texto o el reemplazo del " snail mail " con el correo electrónico, las intranet simplemente son el siguiente paso. Sin embargo,  para que la intranet de su máximo de potencial, usted necesita un buen contenido y unos buenos usuarios (comunidad), así  facilita su crecimiento.  Para hacer esto, Usted necesita cambiar la cultura corporativa. Construir una Intranet es un objetivo relativo, integrarla a la cultura corporativa es un éxito. 

Un nuevo elemento que entra en el flujo sanguíneo de la Organización.

Algunos consideran que el surgimiento de las Intranets como la herramienta más importante de colaboración desde la aparición, entonces porque genera tanta resistencia? Descubrí que hay algunos patrones de comportamiento como algunos comportamientos levemente perceptibles detrás de cada cubículo. 

• Resistencia al cambio. Yo en una ocasión hice parte de una tribu de Tecnólogos de la Información en la que uno de sus miembros amenazó con dejar el grupo después de que el líder propusiera cambiar las terminales con un PC.
  
  

• La geste tiene miedo a lo desconocido y a las cosas que no comprenden. Ellos escucha la palabra "intranet" y la asocian con un manojo de suposiciones de "techno-speak" y automáticamente piensan que esto va a ser la tabla de salvación de la compañía. Terminan colocando a la Intranet a una distancia como de 10 pies desde el embarcadero a la lancha.
  
  
• Los usuarios consideran que ellos necesitan aprender todo sobre la nueva herramienta. Esta es una mala concepción muy extendida. Usar una  Intranet no es muy diferente de usar Internet.
• Las Intranets promueven la autosuficiencia del usuario aunque algunos  no puedan utilizarla. Muchos solicitan a sus asistentes que les impriman los correos electrónicos. 
• Dado que es relativamente sencillo construir una intranet básica, las intranets han ganado mala reputación, se toman como un simple juguete  no como una verdadera herramienta del negocio. Con esta perspectiva, los usuarios potenciales pueden no tomarla en serio. 

Después de la introducción dentro de la corporación de la Intranet, noté como ciertas pandillas se formaban alrededor de la comunidad. Algunos de estos miembros pueden constituirse en barricadas que de alguna manera facilitan la interacción de una Intranet.

• El Doctor brujo: Este es un miembro de una tribu no técnica  con bastantes conocimientos técnicos para desarrollar algunas cosas que no requieren formación técnica. El Doctor Brujo tiene a minar el objetivo real de la Intranet Corporativa. Usualmente, tienen cierta atención sobre su tribu pero con poco respecto a los estándares corporativos. 
• Los ancianos tribales: Son tradicionalistas y rechazan cualquier cosa nueva que sea introducida en la tribu. Están familiarizados y cómodos con las "viejas maneras" y las continuaran usando sin importar que les de usted. 
• Los reformadores tribales: Son receptivos a las nuevas herramientas pero continúan con las "viejas maneras" enganchadas en sus cabezas. Ellos no mantienen una abierta oposición al cambio, simplemente no han cambiado el chip para usar las nuevas herramientas. 

Como con la introducción de un nuevo sistema o procedimiento, Usted debe olvidar las viejas maneras y adaptarse a las nuevas. Usted espera que se den cambios en los negocios, entonces porqué no espera lo mismo de los procesos que lo soportan? 

El éxito de esta transición, como siempre, depende de sus usuarios, que tan bien se desenvuelven frente a los ordenadores, cómo ha sido la aceptación de las implementaciones pasadas. Aquí le describo algunas técnicas que he usado con éxito para la integración de una intranet en las tribus de la corporación y evitar el choque cultural: 

• Capacite y entrene. Una intranet no es nada a lo que haya que temer. Organícele a sus empleados demostraciones o sesiones de capacitación en las que se les indiqué cómo utilizar la Intranet y como ella les puede ayudar en sus tareas cotidianas. 
• Asegúrese de que el contenido de la Intranet es actual.  El único camino para demostrar que una Intranet es una herramienta valiosa es cerciorándose que el usuario al navegar dentro de ella encontrará una mina de oro y no un recipiente de basura. 
• Promociónela. No se olvide de sus usuarios. Promocione las ventajas y el potencial de su Intranet con un marketing interno antes de lanzarla al ambiente de producción real. 
• Desarrolle una guía rápida de referencia  de fácil uso que permita ilustrar  las funciones más comunes de la intranet. 

Cambiar una cultura corporativa es un tema muy subjetivo. Usted nunca sabrá con exactitud cómo reaccionarán sus usuarios ante la introducción de una intranet. Esto no es una ciencia exacta porque Usted no puede alterar el comportamiento de la gente si ellos se resisten al cambio. En ese caso, Usted puede tomar medidas para educarlos en determinados temas y tratar de borrar concepciones erróneas. Me pregunto si el periodista estadounidense fue capaz de convencer a los aldeanos del pequeño pueblo en el Himalaya de que el no era un extraterrestre que había bajado del cielo.

Para saber más?

Los siguientes libros están disponibles en Amazon.com: (Somos socios registrados de Amazon, y los honorarios que se reciben por estas referencias son reinvertidos en Competia para hacerla un mejor producto).

Porqué la intranet para  manejar información estratégica ?
Pasos para implementar una Intranet
Enviando noticias a través de una Intranet
Plan de comunicaciones, constrúyalo y ellos vendrán?
Cómo usar la Intranet para compartir información técnica?
Planeando o construyendo la mejor muralla o una casa de verano para  Rover?
Herramientas que Usted debe conocer cuando construye una Intranet
Plano para una intranet éxitosa... cuál camino es el norte?
Desarrollando e implementando una Intranet Corporativa
La Intranet de Compaq Caso de estudio: Una solución para compras y ventas
Como 5 grandes firmas consultoras utilizan su Intranet para manejar sus empleados y el conocimiento de expertos de la industria y  qué podemos aprender de ellos 
(Casi)Todo lo que Usted quería preguntar sobre las TIC y no se atrevía a haverlo. 
Construyendo una Intranet Corporativa con TIC
Desarrollo de Portales: Barricadas en la superautopista de la  Información
Publicaciones efectivas en la Intranet. Conseguir el conocimiento critico de cualquier empleado en cualquier lugar.
Quién dejó los perros afuera? Controle los websites que se acceden desde su  Intranet
Intranet-como una caja: Realmente existe? Cómo elegir?
Esta listo para la próxima generación de Intranet? Construyendo su intranet con base en el conocimiento dinámico. 
Puede una Intranet enseñar nuevos trucos a unos zorros viejos? Copnvierta su intranet en un profesor
Haga su intranet más manejable
Aléjese de la muerte!!! Resucitando gracias a su Intranet
Mejores prácticas para Intranets éxitosas
Está alguien navegando a través de su ventana? Diseñe una Intranet modelo y segura
Si Usted lanzó una intranet y nadie ha venido? Un caso de estudio
Bienvenido a todas la estrellas que están construyendo su grupo de Intranet
No pregunte lo que Usted puede hacer por su Intranet ... Facilitando y automatizando el mantenimiento de websites

Si a Usted le gustó este articulo del Competia Online Magazine , lea el articulo mensual de Intranet. Aproveche la suscripción libre por 30 días en http://www.competia.com/magazine .