Organizando su portal de información
Por Ian Smith (1)

Es lunes en la mañana. Cuando revisa su correo electrónico, recibe un mensaje del departamento de informática. El mensaje mencionaba que la gerencia había dado luz verde a la compra de una  solución de intranet para mejorar la forma de  compartir el conocimiento dentro de la compañía. Cerca del final del mensaje, el director de informática sugiere que el departamento de inteligencia competitiva estaría interesado en la intranet para almacenar recursos en línea, documentos internos y herramientas para el personal de la empresa con el fin de mejorar su capacidad de encontrar información.  El departamento de inteligencia competitiva  ha complementado su responsabilidad con los documentalistas de la corporación.

Con la enorme cantidad de recursos en la web, puede ser un interesante desafío organizar un portal para proveer  los enlaces y recursos de información pertinente y apropiada para las personas que lo necesitan. Este artículo discutirá algunos de las tareas preparatorias que deben ser realizadas antes de colocar cualquier cosa en línea como parte de la Intranet.  Esto se enfocará en:

• Evaluando necesidades
• Selección de los recursos correctos
• Gestión  de contenidos

Evaluando necesidades

El primer paso en la construcción de un conjunto de recursos en línea para un portal debería ser la  evaluación de las necesidades de los usuarios. El tiempo y la energía pueden ser nulos si los recursos son colocados en el portal sin ningún propósito. Los recursos de información localizados en una intranet suelen ser infrautilizados por varias razones, como:

• Los usuarios no están familiarizados con la lista de recursos. 
• Los usuarios no están conformes con los recursos sugeridos.
• Los usuarios utilizan más la web para obtener información que la intranet 

Con la evaluación de necesidades de los usuarios y enfrentándose a algunos de sus obstáculos potenciales, la responsabilidad de crear un centro de recursos en línea puede ser más sencilla.  Un eficiente instrumento para detectar las necesidades del usuarios, es un cuestionario que puede ser diseñado teniendo en cuenta los siguientes aspectos en relación a la recogida de información:

• El uso de las principales herramientas de búsqueda en la  Web
• Las publicaciones que los individuos utilizan para recoger información. 
• Las referencias específicas gratuitas y en línea usadas por la compañía.
• La cantidad de tiempo que les lleva a los individuos encontrar información. 
• El acceso a referencias de pago en línea. 

Los resultados del cuestionario puede proveer una clara indicación sobre qué se necesita y qué se quiere en términos de contenido del portal. Aunque puede ser un proceso frustrante evaluar las necesidades de cada miembro de la organización, el resultado será encontrar el balance adecuado de recursos  para instar a las personas a usar el portal.

Selección de recursos adecuados 

Con los resultados del cuestionario en la mano, el siguiente paso es seleccionar los mejores recursos que conformarán el portal. Sería muy sencillo colocar los recursos sugeridos por los usuarios, pero esto podría no ser la solución más practica.  El riesgo de hacer disponibles los recursos que el usuario requiere está en que ellos tienden a pasar por alto recursos muy valioso. Un buen ejemplo son los recursos de la web invisible.

Para seleccionar los recursos adecuados para toda la compañía, pueden usarse los siguientes tres puntos de vista:

• Evaluar los recursos existentes - Las personas pueden tomarse  un tiempo para valorar qué recursos existen y con cuánta frecuencia son utilizados. Además, examinar la relevancia de los recursos con respecto de las necesidades manifestadas. Los recursos de internet y los documentos internos deben ser escrutados cuidadosamente. 
• Búsqueda de nuevas herramientas fáciles para el usuario - Se puede  dedicar un tiempo para evaluar las nuevas herramientas innovadoras para recolectar información. Teniendo en mente que los usuarios no tienen tiempo para usar las herramientas eficientemente y que lo esencial es que sean herramientas amigables.  Entonces, es responsabilidad de las personas que construyen el portal cribar los recursos dentro y fuera de la web, y proveer acceso a los mejores recursos posibles. En ocasiones, una guía de usuarios para las herramientas seleccionadas puede ser la solución para eliminar el tiempo que se invierte en las pruebas de "ensayo y error" para obtener un mejor provecho de la herramienta. 
• Prueba de herramientas - Antes de presentar las herramientas a la gran audiencia, debería llevarse a cabo un test minucioso de las mismas. Teniendo presentes las necesidades de la compañía, la evaluación de las herramientas puede dar a los usuarios una perspectiva de qué puede dar de si cada una de las herramientas en su uso habitual.  Los hallazgos de los tests pueden ser compartidos con el usuario final para revelar los problemas potenciales que estas herramientas pueden plantear en el futuro. 

Después de este marco de trabajo, las personas estarán en una mejor posición para establecer los recursos adecuados que brinden la información relevante que  requiere la compañía. 

Gestión de contenidos

Otra de los aspectos más importantes que deben ser discutidos antes de colocar en línea el portal es la gestión de contenidos. Los siguientes aspectos pueden ser fuente de controversia cuando se sacan a colación en las reuniones en torno al portal.

• Quién tiene la palabra final en cuál es el lugar dentro del portal?
• Cuánto espacio ha de ser asignado para el portal dentro de la intranet?
• Con qué frecuencia el portal debe ser revisado?
• Cuál ha de ser el presupuesto para el portal después de que este se haya echado a andar?
• Quién va ser quién mantenga el portal?
• Qué tan actual será el contenido del portal?

Durante la vida del portal esas preguntas surgirán y podrán ser fuente regular de preocupación.  Las respuestas podrán cambiar con el tiempo dependiendo de qué cantidad de recursos de la compañía se puedan dedicar al proyecto. Aún cuando es posible que no haya respuestas a esas peguntas antes de que los recursos entren en uso, la discusión de estos aspectos puede prevenir algunos conflictos que se pueden dar en torno a la gestión del portal. 

Conclusión

Construir los recursos de internet y los documentos internos que se deben colocar en el portal puede llevar horas. Formular los recursos adecuados implicará días. Proveer a la compañía con una gran oferta de información  requiere que las personas deban colocar cuidadosamente un conjunto adecuado de recursos que satisfagan las necesidades de sus usuarios potenciales. Con el fin de hacer esto las personas deben tener un plan que asegure que  el centro de recursos o portal sea usado repetidamente y no comience a ser un gasto de tiempo, de esfuerzo, y más importante, de dinero. 

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Ian Smith licenciado en marketing por la Universidad de Concordia en Montreal, Canadá. Al tiempo que trabaja en la industria canadiense, Ian ha contribuido al desarrollo de un nuevo plan de promoción de productos de información de la  Service Industries Capital Projects branch. Interesado en el comercio electrónico , Ian constantemente está buscando nuevos e innovadores caminos para hacer negocios en Internet. Ian es nuestro Gerente de Marketing. 

Ian puede ser contactado en ian@competia.com