Cómo desarrollar una relación fuerte con la alta Dirección?
Por Ian Smith(1)

Es fácil que a una pequeña unidad de inteligencia competitiva no se le reconozca por parte de los otros diferentes departamentos. La mayoría de individuos tienden a no conocer el nombre de la unidad o no saber las funciones que esta desempeña. Esto no es grave, si este desconocimiento proviene de individuos del grupo de marketing o del área financiera; Sin embargo, si preguntas como "Quiénes son ustedes?" y  "Qué hacen aquí?" provienen de la gerencia, Usted tiene un GRAN problema.

Aunque no se da usualmente que una pequeña unidad tenga una relación "muy estrecha"  con la alta gerencia;  es deseable que los directivos conozcan quién  en esa unidad le puede dar información relevante rápidamente.

Este articulo le indicará ocho puntos que le ayudarán a mejorar su relación con la alta  gerencia. Realizando la siguiente estrategia llevará a su unidad de ser una unidad funcional desconocida a ser un grupo de trabajo estelar que sea reconocido por los ojos de la alta dirección. 

• Empiece a ser familiar con uno de los gerentes
• Deje su trabajo en las manos de quienes toman decisiones 
• Vaya más allá de sus deberes
• Dele una Imagen a su unidad
• Comprenda sus necesidades
• Presente y destaque sus hallazgos cuando le sea posible 
• Ponga atención a su presupuesto
• Ofrezca oportunidades para trabajar en red

Empiece a ser familiar con uno de los gerentes

A pesar del tamaño de la cúpula directiva, es importante escoger a  un individuo al que Usted pueda confiarle lo que está ocurriendo. Si Usted es capaz de tener la atención de un directivo, su vida en el campo de la inteligencia competitiva puede ser más fácil. Este individuo será el enlace entre su unidad de inteligencia y el resto de los directivos. La relación puede ser beneficiosa para los asuntos que les son asignados a la unidad.  En lugar de esperar semanas para recibir una retroalimentación por parte de todo el  grupo directivo , Usted puede "contactar con el grupo" a través de el directivo escogido, puede anticiparse y dar respuestas a preguntas y llevarse una idea de lo que el grupo de directivos está pensando. 

Es importante resaltar que ese individuo no se debe utilizar como un espía . El o ella  deberá considerarse como el  'ultimo recurso' y debería  sentirse cómodo discutiendo asuntos con su unidad. Cualquier sentimiento de resentimiento podrían afectar el progreso de futuros asuntos. 

Deje su trabajo en las manos de quienes toman decisiones 

¿Qué tan frecuenten es que su trabajo  no sea leído o colocado al lado de otros asuntos? Muchos profesionales de la inteligencia competitiva viven esta  situación cada vez que hacen entrega de su trabajo.  Una de las principales causas de frustración es que lo enviado no llegue a la persona correcta. Hay una solución simple para este problema: Envíe el material  impreso  a esa persona. Para ello le sugerimos:

i) Encuentre al decisor que hará uso de la información
ii) Envíele un correo electrónico con el reporte antes de un encuentro personal.
iii) Encuentre el momento adecuado para hacer la reunión. Pregúntele acerca de la posibilidad de un encuentro de sólo 5 minutos.
iv) Prepare un resumen ejecutivo de sus hallazgos.
v) Entregue el reporte junto con el resumen.
vi) Prepare la reunión de 5 minutos.

Ir más allá de sus deberes

Para causar una buena impresión con el directivo, ir más allá de los expectativas esperadas de la unidad es una buena táctica. Dependiendo de los recursos, usted podría hacerle la vida más fácil a los directivos. Algunos servicios de valor agregado que podría incluir son: 

• Cree una colección de libros con temas relevantes. 
• Encuentre temas a explorar en forma ad hoc 
• Intente analizar la información antes que el directivo se lo pida. 
• Rediseñe los reportes para que sean acorde con las necesidades de  los lectores. 

Yendo más allá de sus responsabilidades, su unidad puede ser reconocida como un grupo serio por el directivo. Como resultado, puede surgir un fuerte lazo entre el grupo de directivos y la unidad.

Dele una imagen a su unidad

Como se menciono en el articulo, "Cómo hacer notar su unidad de Inteligencia competitiva" , Es muy importante darle un sello distintivo a su trabajo, si se desea que este sea reconocido por los demás dentro de la compañía.  Esta idea podría extenderse a su grupo de trabajo. De tal forma, que para los directivos sea fácil reconocer quién es quién y qué hace dentro de la unidad. Esta imagen no necesariamente ha de ser completamente formal; Como siempre, esto puede reflejarse en un buena relación entre los directivos y la unidad de inteligencia competitiva. 

Comprendiendo sus necesidades

Este punto es una de las piezas más importantes que Usted puede liderar para construir un lazo fuerte con la alta dirección. A medida que los requerimientos fluyen dentro de su unidad, Usted debería estar atento a aprender cuáles son las necesidades particulares de los individuos que usarán la información. Ya que conociendo las necesidades de las altas directivas, su unidad estará más familiarizada con los gustos y las antipatías  de cada uno de los individuos que utilizarán la información.  Como resultado de este esfuerzo, la comunicación con los directivos tendrá bases sólidas y será una relación estrecha que beneficiaría a ambas partes. 

Presente sus hallazgos cuando le sea posible. 

En algunas compañías la unidad de inteligencia competitiva es ignorada gracias al hecho de que la mayoría de los envíos se hacen a través del correo electrónico sin una presentación formal de lo que se está anexando dentro de el. Esto se convierte en una forma impersonal de comunicación y desinterés de los directivos.  Cuando tenga la oportunidad presente los hallazgos, tratando eso sí, de que estos sean presentados a la persona que desea conocer la información que Ustedes han descubierto. Esta oportunidad le puede servir para hablar con el usuario final de la información y además le puede permitir  obtener una buena retroalimentación. Interactuar con los individuos que tienen el poder dentro de la compañía, puede ser parte de las bases sólidas de una buena relación entre los directivos y su unidad. 

Preste atención a su presupuesto 

Al igual que debe prestar atención a los directivos, debe tener cuidado en la forma cómo invierte su presupuesto.  Los presupuestos son una de las herramientas más eficientes que usan los directivos para seguir el progreso de una determinada unidad dentro de la compañía. Para estar acorde con las expectativas de los directivos en ese sentido y  así estrechar los lazos existentes, le recomendamos: 

• Presente un reporte ROI en el que se observe como se esta invirtiendo el presupuesto. 
• Destaque las inversiones en herramientas que han sido adquiridas con base en  su mandato. Un análisis costo - beneficio puede ser una herramienta ideal que se usa para proveer más información. 
• Ahorre en gastos siempre que pueda. Este atento a la posibilidad de usar herramientas "gratuitas" O tener presente piezas de información o de aquellas herramientas de software interesantes o en estudios de mercado.  Asegúrese de que su directivo es consciente del ahorro en costes que esto implica. 

Estas sugerencias harán felices a sus directivos, puesto que usted está atento a salvaguardar los recursos más valiosos. Recuerde que los directivos le adoraran si usted consigue que su unidad ahorre a la compañía miles de dólares. 

Ofrezca oportunidades para trabajar en red

Si su unidad es la responsable de seguir el rumbo de las noticias y eventos que se desarrollan en su sector industrial, deberá estar atento a todos los eventos en los cuáles puedan llegar a participar individuos o compañías con quienes le interesaría  a al grupo de directivos trabajar conjuntamente. Las oportunidades de trabajar en red son bien vistas por personas que están buscando posibles cambios que se pueden conseguir a través de nuevos contactos en la industria. Si Usted tiene éxito contribuyendo al establecer nuevos contactos para la empresa, los directivos le tendrán muy presente y habrá un alto respeto a su unidad. 

Conclusión

Capturar la atención de la alta gerencia con respecto a las posibilidades de la Inteligencia Competitiva es una tarea difícil. Algunos de los directivos tienen una vaga idea de cómo podría contribuir la inteligencia competitiva al desarrollo de la estrategia de la compañía.   Sin embargo, a muchos se les puede indicar cuál es este papel sobre bases constantes. Para evitar que la alta gerencia deje de lado a la unidad de inteligencia competitiva, sería deseable que la unidad tenga una estrategia que le permita establecer una cercanía con quienes toman decisiones en la empresa.  Una relación fuerte, permitirá que la compañía pueda obtener sus objetivos de un manera más eficiente y efectiva.

Ian Smith   licenciado en marketing por la Universidad de Concordia en Montreal, Canadá. Al tiempo que trabaja en la industria canadiense, Ian ha contribuido al desarrollo de un nuevo plan de promoción de productos de información de la  Service Industries Capital Projects branch. Interesado en el comercio electrónico , Ian constantemente está buscando nuevos e innovativos caminos para hacer negocios en Internet. Ian es nuestro Gerente de Marketing. 

Ian puede ser contactado en ian@competia.com

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